A portaria de condomínio é um dos elementos mais importantes para garantir a segurança dos moradores, dos funcionários e do patrimônio. Ela é responsável por controlar o acesso de pessoas e veículos, receber encomendas, zelar pela ordem no local e prevenir situações de risco.
Neste artigo, vamos explicar o que é e para que serve a portaria de condomínio, quais são os tipos de portaria existentes, quais são os principais procedimentos de uma portaria eficiente e quais são os erros mais comuns que comprometem a segurança na portaria. Acompanhe!
O que é e para que serve a portaria de condomínio?
A portaria de condomínio é o local onde fica o porteiro ou o sistema de controle de acesso do condomínio. Ela pode ser uma guarita, uma cabine, um hall ou uma sala, dependendo do tamanho e do estilo do condomínio.
A portaria tem como principal função controlar quem entra e quem sai do condomínio, verificando a identidade e a autorização dos visitantes, dos prestadores de serviço e dos entregadores. Além disso, a portaria também tem como função receber as encomendas dos moradores, comunicar-se com os apartamentos, zelar pela ordem no local e acionar os órgãos competentes em caso de emergência.
Diferença entre guarita e portaria de condomínio
A guarita é um tipo de portaria que fica isolada do restante do condomínio, geralmente em uma cabine blindada. Ela é mais comum em condomínios horizontais ou de grande porte, onde há um fluxo maior de pessoas e veículos.
A portaria, por outro lado, é um tipo de portaria que fica integrada ao condomínio, geralmente em um hall ou uma sala. Ela é mais comum em condomínios verticais ou de pequeno porte, onde há um fluxo menor de pessoas e veículos.
Qual a importância da portaria de condomínio?
A portaria de condomínio é essencial para garantir a segurança do condomínio, pois ela é a primeira barreira contra invasões, furtos, roubos e outros crimes. Uma portaria bem equipada e bem treinada pode evitar que pessoas mal-intencionadas entrem no condomínio ou que moradores sejam vítimas de golpes ou violência.
Além disso, a portaria também contribui para o conforto e a comodidade dos moradores, pois ela facilita o recebimento das encomendas, o contato com os visitantes e os prestadores de serviço e a comunicação entre os apartamentos. Uma portaria cordial e atenciosa pode melhorar o clima de convivência no condomínio e aumentar a satisfação dos moradores.
Tipos de portaria de condomínio
Existem diferentes tipos de portaria de condomínio, que variam conforme o nível de tecnologia, o custo e a necessidade do condomínio. Veja alguns exemplos:
1 – Portaria física:
É o tipo mais tradicional de portaria, onde há um porteiro presente no local durante 24 horas ou em determinados horários. O porteiro é responsável por controlar o acesso manualmente, verificar as identidades e as autorizações dos visitantes e dos prestadores de serviço, receber as encomendas, comunicar-se com os apartamentos e zelar pela ordem no local. A vantagem da portaria física é que ela oferece um atendimento personalizado e humano aos moradores e aos visitantes. A desvantagem é que ela tem um custo elevado com salários, encargos e treinamentos dos funcionários.
2 – Cartão de acesso:
É um tipo de portaria que utiliza cartões magnéticos ou RFID (identificação por radiofrequência) para controlar o acesso ao condomínio. Os moradores recebem um cartão individual que libera a entrada nas áreas comuns do condomínio. Os visitantes precisam se identificar na portaria e receber um cartão temporário para entrar no condomínio. A vantagem do cartão de acesso é que ele reduz o custo com funcionários e aumenta a segurança do controle de acesso. A desvantagem é que ele depende da manutenção dos equipamentos e da atualização dos cadastros.
3 – Biometria:
É um tipo de portaria que utiliza a leitura das impressões digitais, da íris ou da face para controlar o acesso ao condomínio. Os moradores cadastram suas biometrias nos equipamentos e podem entrar no condomínio sem a necessidade de cartões ou chaves. Os visitantes precisam se identificar na portaria e receber uma autorização para entrar no condomínio. A vantagem da biometria é que ela aumenta a segurança e a praticidade do controle de acesso, pois elimina o risco de perda ou roubo de cartões ou chaves. A desvantagem é que ela tem um custo mais alto com a instalação e a manutenção dos equipamentos.
4 – Autenticação por senha:
É um tipo de portaria que utiliza senhas numéricas ou alfanuméricas para controlar o acesso ao condomínio. Os moradores recebem uma senha individual que libera a entrada nas áreas comuns do condomínio. Os visitantes precisam se identificar na portaria e receber uma senha temporária para entrar no condomínio. A vantagem da autenticação por senha é que ela é simples e barata de implementar e operar. A desvantagem é que ela é menos segura e mais suscetível a fraudes ou esquecimentos.
5 – Identificação automática de veículos:
É um tipo de portaria que utiliza etiquetas eletrônicas, câmeras ou sensores para controlar o acesso dos veículos ao condomínio. Os veículos dos moradores recebem uma etiqueta adesiva, um chip ou uma placa que libera a entrada na garagem do condomínio. Os veículos dos visitantes precisam se identificar na portaria e receber uma autorização para entrar na garagem do condomínio. A vantagem da identificação automática de veículos é que ela agiliza e facilita o acesso dos veículos ao condomínio, evitando filas e congestionamentos. A desvantagem é que ela requer um investimento maior com a instalação e a manutenção dos equipamentos.
6 – Portaria remota:
É um tipo de portaria que utiliza câmeras, interfones e internet para controlar o acesso ao condomínio à distância. Não há um porteiro físico no local, mas sim uma central de monitoramento que atende os moradores, os visitantes e os prestadores de serviço por meio de um sistema de comunicação online. A central libera ou nega o acesso ao condomínio conforme as regras estabelecidas pelo síndico e pelos moradores. A vantagem da portaria remota é que ela reduz drasticamente o custo com funcionários e aumenta a segurança do controle de acesso, pois evita a exposição do porteiro a situações de risco. A desvantagem é que ela depende da qualidade da internet e da energia elétrica e pode gerar uma sensação de impessoalidade ou isolamento.
Principais procedimentos de uma portaria de condomínio
Independente do tipo de portaria escolhido pelo condomínio, existem alguns procedimentos básicos que devem ser seguidos pela portaria para garantir a segurança e a ordem no local. Veja alguns exemplos:
Controle de acesso de visitantes
A portaria deve solicitar o nome, o documento, o destino e o motivo da visita dos visitantes, além de verificar se eles estão autorizados pelos moradores ou pelo síndico a entrar no condomínio. A portaria deve registrar os dados dos visitantes em um livro, em um sistema ou em um aplicativo e fornecer um crachá ou um cartão de identificação aos visitantes. A portaria deve orientar os visitantes sobre as normas do condomínio e acompanhar o seu trajeto até o apartamento ou a área comum desejada.
Recebimento de encomendas
A portaria deve receber as encomendas dos moradores, conferir os dados do remetente, do destinatário e do conteúdo, registrar as informações em um livro, em um sistema ou em um aplicativo e guardar as encomendas em um local seguro e organizado. A portaria deve comunicar os moradores sobre as encomendas recebidas e solicitar a assinatura do protocolo de entrega no momento da retirada.
Controle de entrada e saída de prestadores de serviço
Um dos principais desafios da portaria de condomínio é o controle de entrada e saída de prestadores de serviço, como entregadores, técnicos, faxineiros, entre outros. Esses profissionais podem representar uma ameaça à segurança do condomínio se não forem devidamente identificados e autorizados pelos moradores ou pelo síndico.
Por isso, é essencial que a portaria tenha um cadastro atualizado de todos os prestadores de serviço que frequentam o condomínio, com nome, documento, empresa, telefone e horário de serviço. Além disso, é importante que a portaria verifique se o prestador de serviço tem algum tipo de restrição judicial ou criminal, como medida protetiva, mandado de prisão ou antecedentes criminais. Essas informações podem ser consultadas em sites como o Tribunal de Justiça ou o Sinesp Cidadão.
Outra medida importante é exigir que os prestadores de serviço usem crachás ou uniformes que os identifiquem como tal. Isso facilita o reconhecimento por parte dos moradores e dos funcionários do condomínio.
Além disso, é recomendável que a portaria registre a entrada e a saída dos prestadores de serviço em um livro ou sistema informatizado, com data, hora, apartamento visitado e motivo da visita. Esses registros podem ser úteis para eventuais auditorias ou investigações.
Zelar pela ordem no local
Além do controle de entrada e saída de prestadores de serviço, a portaria de condomínio também deve zelar pela ordem no local. Isso significa manter a limpeza, a organização e a conservação da portaria, bem como fiscalizar o cumprimento das normas internas do condomínio.
Por exemplo, a portaria deve verificar se os moradores estão respeitando as regras sobre o uso das áreas comuns, como salão de festas, piscina, academia, etc. Caso haja alguma infração ou irregularidade, a portaria deve comunicar ao síndico ou ao conselho fiscal para que sejam tomadas as medidas cabíveis.
A portaria também deve estar atenta aos possíveis problemas ou riscos que possam afetar a segurança do condomínio, como portões danificados, iluminação deficiente, câmeras desligadas, alarmes desativados, etc. Nesses casos, a portaria deve acionar os responsáveis pela manutenção ou pela assistência técnica para que sejam feitos os reparos necessários.
Principais erros de segurança na portaria de condomínio
Apesar da importância da portaria para a segurança do condomínio, muitas vezes ela pode ser alvo de erros ou falhas que comprometem essa função. Alguns dos principais erros de segurança na portaria de condomínio são:
- Deixar as chaves dos apartamentos na portaria: esse é um erro grave que pode facilitar o acesso indevido aos imóveis por parte de criminosos ou pessoas mal-intencionadas. As chaves dos apartamentos devem ficar sob a guarda dos moradores ou em um cofre seguro dentro do condomínio.
- Permitir a entrada de visitantes sem autorização prévia: esse é outro erro que pode colocar em risco a segurança dos moradores e do patrimônio. A portaria deve sempre solicitar a autorização prévia dos moradores antes de liberar a entrada de qualquer visitante, seja familiar, amigo ou desconhecido. Além disso, a portaria deve anotar os dados do visitante em um livro ou sistema informatizado.
- Não verificar as identidades dos entregadores: esse é um erro que pode facilitar a ação de criminosos que se passam por entregadores para invadir o condomínio. A portaria deve sempre conferir as identidades dos entregadores, bem como o conteúdo e o destinatário das encomendas. Caso haja alguma suspeita ou divergência, a portaria deve recusar a entrega ou acionar a polícia.
- Não atender aos chamados dos moradores: esse é um erro que pode prejudicar a comunicação e a confiança entre a portaria e os moradores. A portaria deve sempre atender aos chamados dos moradores, seja por telefone, interfone ou aplicativo, e prestar o atendimento solicitado. Caso não seja possível atender na hora, a portaria deve informar o motivo e o prazo para o retorno.
- Não se atualizar sobre as normas e procedimentos do condomínio: esse é um erro que pode gerar confusão e inconsistência na portaria. A portaria deve sempre se atualizar sobre as normas e procedimentos do condomínio, bem como sobre as mudanças de moradores, síndicos, conselheiros, etc. Isso evita erros de informação ou de conduta na portaria.
Como evitar erros de segurança na portaria de condomínio?
Para evitar os erros de segurança na portaria de condomínio, é preciso investir em algumas medidas preventivas e corretivas, tais como:
- Treinar e capacitar os funcionários da portaria: essa é uma medida fundamental para garantir que os funcionários da portaria tenham os conhecimentos e as habilidades necessárias para exercer suas funções com eficiência e segurança. O treinamento deve abordar temas como normas internas do condomínio, controle de acesso, atendimento ao público, uso de equipamentos, etc. Além disso, o treinamento deve ser periódico e atualizado conforme as demandas do condomínio.
- Equipar e monitorar a portaria: essa é uma medida importante para reforçar a segurança da portaria e do condomínio. A portaria deve contar com equipamentos como câmeras, alarmes, interfones, sensores, etc., que permitam a vigilância e a comunicação da portaria com os demais setores do condomínio. Além disso, a portaria deve ser monitorada por uma empresa especializada ou pelo próprio síndico, que possa verificar o desempenho e a conduta dos funcionários da portaria.
- Orientar e conscientizar os moradores: essa é uma medida essencial para envolver os moradores na segurança do condomínio. Os moradores devem ser orientados e conscientizados sobre as normas e os procedimentos da portaria, bem como sobre as boas práticas de segurança no condomínio. Por exemplo, os moradores devem avisar previamente sobre as visitas ou entregas que esperam receber, não emprestar as chaves dos apartamentos para terceiros, não abrir a porta para estranhos, etc. Além disso, os moradores devem colaborar com a portaria, reportando qualquer problema ou sugestão.
Conclusão
A portaria de condomínio é um elemento chave para a segurança do condomínio. Por isso, ela deve ser bem gerenciada e seguir algumas normas e procedimentos. Neste artigo, vimos os principais aspectos que envolvem a portaria de condomínio, como o controle de entrada e saída de prestadores de serviço, a zeladoria do local e os erros de segurança mais comuns.
Vimos também algumas dicas de como evitar esses erros e melhorar a segurança na portaria de condomínio. Esperamos que essas informações sejam úteis para você e para o seu condomínio. Se você gostou deste artigo, compartilhe com seus amigos nas redes sociais.